Toplantı Usul ve Esasları

BOL-DAV KURUCULAR KURULU VE YÖNETİM KURULU TOPLANTILARINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu Usul ve Esasların amacı, BOL-DAV Kurucular Kurulu ve Yönetim Kurulu tarafından, geçerli mazereti olmayan tüm üyelerin katılımı ile toplantı yapılmasına, Kurucular Kurulu toplantılarına mesafeli katılıma ve toplantılara ilişkin sair hususların belirlenmesidir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu Usul ve Esaslar, BOL-DAV Kurucular Kurulu ve Yönetim Kurulu tarafından geçerli mazereti olmayan tüm üyelerin katılımı ile toplantı yapılmasına; toplantılara mesafeli katılıma, bu katılımın sağlanabileceği şekillere, bu toplantılarda öneride bulunulmasına, görüş açıklanmasına ve oy kullanılmasına ilişkin usul ve esaslar ile toplantılarla ilgili diğer hususları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu usul ve esaslar, (BOL-DAV Bolvadinliler Dayanışma Vakfı)’nın Vakıf Senedinin 10 ve 13 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu Bu Usul ve Esaslarda geçen;

1. Olağanüstü toplantı: Yönetim Kurulu’nun gerekli gördüğü hallerde veya Kurucular Kurulu Başkanı’nın çağrısı ile Kurucular Kurulu’nun toplantıya çağrılması üzerine yapılan toplantıyı,
2. Mesafeli katılım: Kurucular kurulu ve yönetim kurulu toplantısı sırasındaki görüşmelere, toplantının fıziken yapıldığı yerde bulunmadığı halde sesli ve görüntülü olmak üzere mevcut teknik alt yapının kullanılması suretiyle katılarak oy kullanılmasını,
3. Vakıf Merkezi: Demetevler  362 Cadde  No:3/2 Yenimahalle / Ankara adresini,

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Olağan Toplantı, Olağanüstü Toplantı,  Toplantılara Mesafeli Katılım

 

Olağan ve Olağanüstü Toplantı

MADDE 5- (1) Kurucular Kurulu her yılın mart ayı içinde daha önceden belirleyeceği gündemle toplanır. Kurucular Kurulu, üyelerinden en az yarısından bir fazlasının katılmasıyla toplanır. Birinci toplantıda yarıdan bir fazla üyenin bulunması sağlanmamış ise en az bir hafta içinde yapılacak ikinci toplantıda bu nisap aranmaz. Bu husus ve ikinci toplantı tarihi birinci toplantıya ait ilanda ve üyelere gönderilecek bilgilendirme metninde belirtilir.

(2) Kurucular Kurulunca bir başkan, bir başkan yardımcısı, iki divan kâtibi seçilir. Kâtipler görüşülen hususları tespit ederler. Alınan kararlar zapta geçirilir ve Başkanlık Divanı ve üyeler tarafından imzalanır.

(3) Kurucular Kurulu kararlarını, mevcut üyelerin salt çoğunluğu ile alır, her üyenin tek oy hakkı vardır. Kurucular Kurulu toplantısına gelemeyecek üye, yerine, Kurucular Kurulu arasında bir üyeye vekâlet verebilir, ancak bir üyede birden fazla vekâlet toplanamaz.

(4) Vakıf Yönetim Kurulu önceden belirlenecek gündemle ayda bir toplanır. Toplantılara yönetim kurulunca kabule şayan bir özrü olmaksızın üst üste dört defa katılmayan üye, yönetim kurulu üyeliğinden çekilmiş sayılır. Yerlerine Yönetim Kurulu başkanlığınca sırasıyla yedekleri alınır ve yönetim kurulu karar defterine geçirilip üyeler tarafından altları imzalanır. Kararlar üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.

(5) Olağan toplantılara ilişkin bilgilendirme metninde asgari olarak toplantı tarih ve saatine, gündemine, toplantının yapılacağı yere ait bilgilere yer verilir.

(6) Toplantılara çağrı; bilgilendirme metninin toplantı tarihinden en az 3 iş günü öncesinde Kurucular Kurulu ve Yönetim Kurulu üyelerine Vakıf nezdinde yer alan cep telefonu ve/veya e-posta ve/veya ikametgâh ve iş adresi, vb. güncel iletişim bilgilerine en seri iletişim kanalları yoluyla iletilmek suretiyle yerine getirilir. Kurucular Kurulu ve Yönetim Kurulu üyeleri vakıf nezdinde tutulan iletişim kayıtlarını güncel tutulmasından şahsen sorumludurlar. İlgili toplantılara çağrıya ilişkin bilgilendirme metninin bir nüshası Vakıf nezdinde muhafaza edilir.

(7) Olağan toplantılar toplantıya ilişkin davet metninde aksi belirtilmediği sürece Vakıf Merkezi’nde yapılır.

(8) Kurucular Kurulu ve Yönetim Kurulu olağan toplantılar dışında olağanüstü toplantı da yapabilir. Yönetim Kurulu’nun gerekli gördüğü hallerde veya Kurucular Kurulu Başkanı’nın çağrısı ile Kurucular Kurulu olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Yönetim Kurulu başkanı da gerektiğinde yönetim kurulunu olağanüstü toplantıya çağırabilir. Yönetim Kurulu ikinci başkanla bir üyenin müşterek çağrısı üzerine de olağanüstü toplanabilir. Mazereti bulunmayan tüm üyelerin hazır bulunması halinde çağrı koşuluna uyulmaksızın olağanüstü toplantı yapılabilir. Olağan toplantılara ilişkin yukarıdaki fıkralarda belirtilen hususlar olağanüstü toplantılara da uygulanır.

 

Toplantılara Mesafeli Katılım

MADDE 6- (1)Toplantılara katılım mesafeli olarak da sağlanabilir. İlgili toplantılara mesafeli katılmak isteyen üyeler bu durumu, gerekli teknik hazırlıkların yapılmasına imkan sağlamak üzere, toplantıdan en az iki işgünü öncesinde Kurucular Kurulu Başkanına veya Yönetim Kurulu Başkanına bildirir.

(2) İlgili toplantılara mesafeli katılım, sesli ve görüntülü olmak kaydıyla Kurucular Kurulu Başkanı veya Yönetim Kurulu Başkanınca uygun görülecek teknik alt yapı kullanılmak suretiyle gerçekleştirilir.

(3) İlgili toplantıya mesafeli katılımın söz konusu olması halinde mesafeli katılımın gerçekleştiği hususuna Kurucular Kurulu veya Yönetim Kurulu kararında yer verilmesi gerekir.

 

Yürürlük

MADDE 7 - (1) Bu  Usul ve Esaslar  BOL-DAV Kurucular Kurulu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 8 - (1) Bu  Usul ve Esasların uygulamasını Yönetim Kurulu Başkam yürütür.

Bol-Dav Kurucular Kurulu ve Yönetim Kurulu Toplantılarına İlişkin Usul ve Esaslar Kurucular Kurulunun  15.12.2020 Tarihindeki toplantısında karara alınmıştır.